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Agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online

Es posible agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online que estamos editando. De esta forma podremos realizar modificaciones, incluso en simultáneo, en nuestro trabajo. Puntualmente aquí hablaremos de PowerPoint Online, sin embargo esta opción es similar a otras existentes para el resto de las aplicaciones de Office online.

Agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online

En esta opción encontraremos que también será de utilidad para compartir una presentación de PowerPoint con un número indeterminado de personas. Sin embargo, para esta última opción debemos tener ciertas consideraciones que veremos más adelante.

¿ Cómo agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online ?

Para comenzar será necesario iniciar sesión con nuestra casilla de correo en Outlook.com. Desde allí podemos acceder a PowerPoint Online directamente para ingresar en OneDrive y comenzar a editar una presentación ya existente.

Al momento de agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online, no es necesario saber cuántos y quienes serán. Esto se debe a que la técnica aquí presentada nos dará como resultado un enlace al que todas las personas interesadas podrán acceder.

Cuando te encuentres con la presentación de PowerPoint Online, y lista para compartir, ingresa en el menú “Archivo” y luego en “Compartir”. Finalmente seleccionaremos “Comparta con personas” y no “Insertar” que sirve para otro tipo de uso.

Ahora nos encargaremos de desplazarnos hasta la pestaña “Obtener un vínculo”. Allí se nos presentan las opciones para compartir que necesitamos.

En primer lugar marcaremos la opción “Editar”, en caso de pretender que el archivo sea de sólo lectura (y que no podrá ser editados), pulsaremos sobre “Sólo lectura”. Finalmente hacemos clic sobre “Crear vínculo” para obtener el enlace deseado.

En caso de ser necesario podemos pulsar sobre “Acortar vínculo” y obtener así un enlace mucho más corto y fácil de compartir. También podemos seleccionar “Crear otro vínculo” para tener diferentes enlaces para compartir, aunque esta opción no es necesaria en todos los casos.

Precauciones para agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online

Existe una precaución fundamental que debemos tener al agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online. Esta es en referencia a la seguridad de nuestra información, la que estamos compartiendo en la presentación.

Si los datos pueden ser visualizados por el público en general no existirá problema alguno en que este enlace caiga en manos de terceros que nada tienen que ver con el. Sin embargo, si estamos habilitando la opción de edición, o si la información contenida en la presentación es privada debemos tomar recaudos a la hora de decidir con quién compartir el enlace.

De esta forma podremos ganar una gran capacidad de trabajo mediante la opción para agregar colaboradores a una presentación de PowerPoint Online.

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Quitar un ordenador de OneDrive

Podemos quitar un ordenador de OneDrive con el objetivo de mejorar la seguridad, tanto de nuestra casilla de correo como la de nuestro equipo. De esta forma vamos a eliminar un equipo de OneDrive para evitar el acceso remoto al mismo.

Quitar un ordenador de OneDrive

Podemos repetir esta acción cuantas veces sea necesaria en caso de tener varios ordenadores en el listado de OneDrive.

¿ Cómo quitar un ordenador de OneDrive ?

Para quitar un ordenador de OneDrive debemos primeramente tener acceso físico al mismo. Allí encontraremos la aplicación de escritorio de OneDrive instalada y funcionando. La misma se sitúa en el área de notificaciones de la barra de tareas, pulsamos clic derecho sobre su icono y seleccionamos la opción “Configuración”.

A continuación, en la nueva ventana que aparece ante nosotros, vamos a quitar la selección a la opción que indica “Usar OneDrive para acceder a mis archivos en este equipo”. Finalmente, presionamos “Aceptar” para salvar los cambios realizados recientemente.

De esta forma logramos evitar el acceso a los documentos almacenados en dicho ordenador. A continuación vamos a proceder a quitar el ordenador del listado de OneDrive, lo que nos brindará un mayor seguridad.

ordenadores en onedrive

El siguiente paso será acceder a nuestra cuenta de Outlook.com, con nuestro usuario y la contraseña que utilizamos habitualmente. Luego nos desplazamos hasta el apartado de OneDrive, para esto podemos utilizar la barra superior del entorno.

Una vez listos podremos observar el listado de equipos en la barra lateral izquierda, allí se encontrará aquel que estamos a punto de quitar. Al seleccionarlo el sistema nos informa que ya no hay acceso al mismo y nos da la posibilidad de eliminarlos definitivamente. A continuación pulsamos “Quitar todo” y confirmamos esta operación volviendo a pulsar “Quitar todo” en la ventana flotante que aparece en pantalla.

Ventajas al quitar un ordenador de OneDrive

Tal como indicábamos anteriormente, al quitar un ordenador de OneDrive, estaremos evitando el acceso remoto al mismo. Este quedará inhabilitado tanto para nosotros como para un usuario malintencionado que pueda tener acceso nuestra cuenta de Outlook.com.

Debemos tener en cuenta que siempre podemos volver a añadir el ordenador configurando correctamente la aplicación de OneDrive para escritorio. Esta debe estar instalada en todos los equipos donde deseemos tener acceso a los archivos almacenados en ellos.

De esta forma logramos quitar un ordenador de OneDrive protegiendo la seguridad de nuestros datos, sabiendo que no se trata de una acción definitiva y siempre puede revertirse.

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Guardar archivos en OneDrive

Al guardar archivos en OneDrive estaremos haciendo uso del espacio de almacenamiento gratuito proporcionado por Microsoft cuando creamos una nueva cuenta de Outlook.com. Además, existe la posibilidad de ampliar la capacidad de almacenamiento significativamente abonando un costo mensual o anual.Guardar archivos en OneDrive

Continuación conoceremos el procedimiento que nos permitirá cargar archivos en OneDrive y poder guardar estos por tiempo indeterminado en dicho servicio.

Cómo guardar archivos en OneDrive

El primer paso para aprender a guardar archivos en OneDrive será ingresar en este servicio de almacenamiento en la nube. Uno de los métodos más habituales para hacerlo es dirigirnos a Outlook.com, iniciando sesión con nuestro usuario y la contraseña como lo hacemos habitualmente. Una vez nos encontremos en la bandeja de entrada nos dirigimos al apartado de OneDrive utilizando la barra superior desplegable.

Una vez dentro presionamos la opción “Cargar”, la misma se encuentra a la derecha de “Crear”. A continuación recibiremos un cuadro de diálogo que nos muestra los archivos contenidos en nuestro ordenador y nos permitirá navegar a través de las diferentes carpetas. Seleccionamos entonces el o los archivos a subir a OneDrive y presionamos la opción “Abrir”.

Podremos observar como comienza la descarga de archivos mediante un cuadro que OneDrive dispone para tal fin. Observaremos el porcentaje de cada uno de los archivos y el avance actual.

Con esto visualizamos el procedimiento para guardar archivos en OneDrive. En caso de desear almacenar archivos adicionales repetiremos el procedimiento tantas veces como sea necesario, incluso mientras se están cargando otros archivos.

Guardar archivos en OneDrive, ventajas

Una vez finalizada la carga de cada archivo este puede ser accedido de manera online, en caso de tratarse de un documento de Office puede ser editado vía web con la versión de Office Online. Esta versión es puesta a disposición de los usuarios tanto para visualizar como editar documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

Otra ventaja que obtendremos es poder acceder desde cualquier lugar del mundo a estos archivos, ya sea desde una PC o un dispositivo móvil. Además, podremos compartir los con nuestros contactos una manera rápida y sencilla.

Esta forma hemos visto como guardar archivos en OneDrive, las alternativas que existen y las ventajas de hacerlo.

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Nuevo Office móvil para Android

Nuevo Office móvil para Android

El nuevo Office móvil para Android nos permite trabajar con documentos de la suite Office directamente desde una tablet o un smartphone. El nombre completo de esta aplicación es Microsoft Office Mobile en y esta disponible desde hace algún tiempo en la tienda de aplicaciones Android.

Muchas personas desconocen de su existencia y utilizan en cambio una aplicación alternativa, sin embargo en esta oportunidad hablaremos de la versión oficial.

Acerca del nuevo Office móvil para Android

Podemos decir que el nuevo Office móvil para Android posee una fuerte sincronización con OneDrive. Esto significa que, contando con una cuenta de Outlook.com, podemos almacenar nuestros documentos de Office directamente en la nube. Resulta interesante de esta manera poder editar un documento en nuestro smartphone y a continuación continuar haciéndolo directamente desde el ordenador.

Además, podremos sincronizar más de una cuenta de OneDrive simultáneamente, accediendo a los documentos de cada espacio en la nube por separado.

El acceso a los documentos recientes resulta también de gran utilidad con el fin de evitar navegar entre todas las carpetas y archivos almacenados.

Nuevo Office móvil para Android, limitaciones

Por el momento no es posible almacenar los documentos directamente en nuestro dispositivo móvil. Todo el trabajo se realiza directamente sobre nuestro espacio en la nube de OneDrive.

Otra limitante la podemos encontrar a la hora de editar los documentos, ya sea de Excel o de Word. No sólo nos referimos a que sólo están incluidas estados aplicaciones de la suite de Office, también resultan escasas las funciones disponibles en cada caso.

Podemos decir entonces que el nuevo Office Mobile para Android tiene aún mucho que mejorar y, aún así, vale la pena instalarlo para conocerlo en profundidad.

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Acceder a los documentos recientes de OneDrive

documentos recientes de OneDrive

Los documentos recientes de OneDrive están destinados a permitirnos acceder de manera rápida a los archivos que utilizamos últimamente. Esta opción es muy común en muchas aplicaciones y OneDrive no es la excepción.

Nuestro objetivo, en esta oportunidad, será conocer la ubicación de los documentos recientes para hacer uso de los mismos.

¿ Dónde están los documentos recientes de OneDrive ?

Los documentos recientes de OneDrive se encuentran, precisamente, en este apartado de Outlook.com. Para poder acceder a los mismos es necesario iniciar sesión con nuestra casilla de correo y dirigirnos al apartado de OneDrive.

Una vez en OneDrive nos encontraremos visualizando los documentos almacenados en nuestro espacio en la nube. Los documentos recientes puede ser accedidos pulsando en la opción “Recientes” que se encuentra en la barra lateral izquierda.

El sistema cargará entonces todos los documentos recientes incluyendo aquellos asociados a Word, Excel, PowerPoint y OneNote. El listado es relativamente extenso guardando el historial de documentos utilizados incluso hace más de un año.

Documentos recientes de OneDrive

En el estado podremos observar los documentos recientes de OneDrive, estos incluyen cierta información que puede resultar importante: cuando se abrió por última vez, cuando se modificó, su ubicación y el tamaño del archivo.

Para poder utilizar cualquiera de estos documentos, ya sea para visualizarlo continuar editándolo, debemos pulsar sobre el nombre del mismo. Automáticamente el sistema nos llevará a la visualización mediante la aplicación online correspondiente y tendremos la oportunidad de continuar editándolo si así lo deseamos. Esta última acción puede ser llevada a cabo tanto con la versión de Office online como también utilizando una instalación local en nuestro ordenador de la misma suite.

Cada usuario encontrará mayor o menor utilidad a los documentos recientes de OneDrive, un listado que se mantiene constantemente actualizado automáticamente por el sistema.

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