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Compartir archivos en OneDrive

Tarde o temprano, los usuarios de Outlook.com, deben compartir archivos en OneDrive con diferentes fines.

Compartir archivos en OneDrivePor lo tanto, aprender a realizar esta acción no será de utilidad ahora o en el futuro y nos evitará perder la oportunidad de llevar a cabo esta acción si así lo requerimos.

Veremos que, una vez que aprendamos a compartir documentos, encontraremos una gran cantidad de usos para esta herramienta. Podemos decir incluso que es una de las principales virtudes de OneDrive más allá de almacenar archivos.

Como compartir archivos en OneDrive

OneDrive puede ser accedido a través del lanzador de aplicaciones que se encuentra en la sección superior izquierda de Outlook.com. Una vez que estemos dentro estaremos en condiciones de comenzar con este tutorial para compartir archivos.

Nos dirigiremos entonces hasta aquel documento que nos interese. Pulsaremos con el botón secundario del mouse sobre el mismo, este es el derecho en la mayoría de los casos. En el menú contextual que aparecerá en pantalla seleccionaremos “Compartir”.

 

En esta opción se nos indica que tendremos la posibilidad de conceder el permiso los usuarios para ver o editar los elementos que hayamos seleccionado.

Ya en el proceso para compartir se nos indicará si queremos obtener un vínculo que podamos enviar a un número ilimitado de personas o ingresar la dirección de correo electrónico de las mismas. Para nuestro caso seleccionaremos esta última opción.

Allí nos encargaremos de ingresar todos aquellos correos que serán receptores de los permisos para ver y editar el documento, no importa si son usuarios de otros servicios como Yahoo Mail, Gmail, etcétera. Podemos incluir, si lo deseamos, un mensaje personal en la invitación.

Compartir archivos en OneDrive pasos

Para finalizar pulsamos “Compartir” y a continuación se procederá al envío de las invitaciones.

Ahora ya sólo resta que los destinatarios visualicen el correo y accedan al enlace que se encuentra en el mismo. No importa si estos no cuentan con un usuario de Outlook.com, el sistema les permitirá acceder de todas formas.

Consideraciones de seguridad al compartir archivos en OneDrive

Obviamente existen algunas consideraciones de seguridad que debemos tener al compartir archivos en OneDrive.

Todas las personas que reciban un permiso de acceso que les permita editar el contenido de los documentos tendrán la posibilidad de eliminar información allí guardada.

Si se trata de personas de confianza tal vez prefiramos mantener la posibilidad de que realicen cambios en el o los documentos. De otra forma tendremos que dirigirnos a los archivos en cuestión pulsar con el botón secundario del mouse para seleccionar la opción “Detalles”. Se desplegará en la barra lateral derecha los datos sobre quienes tienen control sobre el documento actual y allí podremos también realizar los cambios necesarios en los permisos.

Finalizaremos así el proceso para compartir archivos en OneDrive y también los pasos para realizar cambios en los privilegios que hayamos asignado previamente en otros documentos.

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Cómo compartir un archivo de OneNote Online

A continuación vamos a conocer cómo compartir un archivo de OneNote Online.

Cómo compartir un archivo de OneNote OnlineSon aquellos documentos generados a través de la versión gratuita de esta aplicación y a la cual podemos acceder con tan sólo tener una cuenta de Outlook.com.

Todo esto tiene por objetivo que debemos participación a otras personas para que puedan acceder a nuestros archivos de forma remota. Ellos podrán entonces visualizar o editar de forma simultánea a la nuestra.

Pasos para compartir un documento de OneNote

Los pasos para compartir un documento de OneNote son muy simples de llevar a cabo comenzaremos por acceder al mismo de la forma en que lo hacemos habitualmente.

  1. Ya en el documento en cuestión, notaremos la presencia del comando Compartir. El mismo se ubica en el menú superior del entorno de la aplicación.
  2. Pulsamos Compartir para seguir adelante con este tutorial.
  3. Ahora llega el momento de indicar a qué personas deseamos brindar acceso. Completaremos el campo Para con los correos electrónicos correspondientes a los destinatarios de dicho acceso.
  4. Es posible que muchos de los destinatarios no forman parte de nuestros contactos, asimismo es posible insertar su dirección y brindar el acceso correspondiente.
  5. También podemos acompañar este procedimiento de una nota rápida. La misma irá acompañando el correo electrónico que se enviará para dar aviso del nuevo acceso autorizado al documento actual.
  6. También podemos establecer el tipo de acceso que tendrán los usuarios (editar o visualizar). De forma automática el sistema indica “Los destinatarios pueden editar”, pulsaremos allí para cambiar dicha opción si lo creemos necesario.
  7. Finalmente seleccionaremos Compartir para finalizar el procedimiento y brindar el acceso. En caso de considerar que no es prudente realizar tal acción pulsaremos Cerrar.

Para brindar acceso este documento por parte del público en general podemos pulsar “Obtener un vínculo” en la barra lateral izquierda del formulario. Este enlace deberá ser proporcionado de forma manual a todas aquellas personas a las cuales deseemos tener alcance.

Como consideración adicional debes saber que el enlace obtenido con esta última opción puede ser incluso publicado en redes sociales.

Precauciones al compartir un archivo de OneNote Online

El principal recaudó que debemos tener al compartir un archivo de OneNote Online está a la hora de decidir qué personas tendrán acceso al mismo. En definitiva, somos nosotros quienes decidimos con quien compartimos y con quienes no un documento de esta aplicación.

De forma simultánea es necesario determinar el contenido del documento y considerar si este puede llegar a un número limitado de personas o incluso hacerse público.

Finalmente decidiremos el tipo de acceso que tendrán estas personas. Escogeremos entonces entre una simple visualización o la posibilidad de que puedan modificar el contenido del documento actual.

Al compartir un determinado documento el acceso será para toda la extensión del mismo. No obstante, si deseamos brindar autorización para el resto de los documentos deberemos hacerlo de forma particular en cada uno.

Si has seguido esta guía aquí indicada seguramente haya podido aprender como compartir un archivo en OneNote Online. En caso de tener inconvenientes deja tus consultas en los comentarios en la parte inferior.

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Compartir la disponibilidad en Outlook para Android

La opción para compartir la disponibilidad en Outlook para Android nos da la posibilidad de indicar a nuestros contactos cuáles son los mejores horarios para concertar una cita.

Compartir la disponibilidad en Outlook para AndroidEsto se vuelve fundamental cuando deseamos establecer una reunión de trabajo o simplemente encontrarnos con amigos que estén igualmente ocupados como nosotros.

Se trata entonces de dar a conocer la disponibilidad aquellas personas con quienes deseamos encontrarnos, ya sea de forma personal o virtual. Es una guía para poder combinar los horarios de todos de una forma práctica.

Qué significa compartir la disponibilidad en Outlook para Android

Cuando nos encargaremos de compartir la disponibilidad en Outlook para Android estaremos enviando a una o varias personas los datos sobre nuestra agenda de eventos y los horarios que estén libres en ella. Dicha información surge del calendario y de los datos que hayamos proporcionado al mismo a lo largo del tiempo.

En realidad, seremos nosotros mismos los que escojamos que horarios enviar a los diferentes remitentes. Es decir, informaremos sobre diferentes momentos del día en los cuales podemos reunirnos.

Esta opción también puede ser utilizada para compartir en que momentos del día no estaremos disponibles y así evitar posibles interrupciones.

Cómo compartir la disponibilidad en Outlook para Android

El primer paso para compartir la disponibilidad en Outlook para Android es acceder a esta aplicación teniéndola instalada de forma previa en nuestro dispositivo móvil.

Aquí debemos comenzar la redacción de un nuevo mensaje de correo electrónico ya que el envío de la disponibilidad en Outlook para Android se realiza a través de un nuevo correo.

Una vez listos nos dirigimos al menú ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, aquí veremos tres iconos donde debemos seleccionar el central. Entre las opciones que aparecen en pantalla pulsaremos “Enviar disponibilidad”.

compartir horarios en outlook desde androidSeremos dirigidos entonces al calendario donde debemos seleccionar los horarios más convenientes según la configuración de la agenda de eventos actual. Una vez que hayamos finalizado pulsaremos el botón de aceptar la barra superior.

enviar disponibilidadYa de regreso en el formulario de redacción de correos electrónicos nos encargaremos de ingresar el o los destinatarios del correo, el asunto y posteriormente realizar el envío.

Estos son los pasos que debemos seguir con el fin de poder compartir la disponibilidad en Outlook para Android con aquellas personas que deseemos y así tener una mejor administración de nuestras futuras reuniones o encuentros.

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Compartir calendarios

La opción para compartir calendarios en Outlook.com se encuentra vigente desde hace ya algún tiempo. Sin embargo, muchos usuarios no la utilizan por diferentes razones. En esta oportunidad vamos a ver como compartir un calendario determinado y así aprender más al respecto.

¿ Cómo compartir calendarios ?

Opción para compartir calendarios en Outlook.com

Para utilizar la opción para compartir calendarios en Outlook.com debemos, de manera obligatoria, iniciar sesión con nuestra casilla de correo. Esta debe ser la misma en la cual se encuentra el calendario que deseamos compartir. Una vez que estés listo desplázate hasta el apartado denominado calendario para continuar.

Una vez nos encontremos en el calendario de Outlook.com la opción para compartirlo está a la vista. Seleccionamos “Compartir” en la barra superior del entorno. Veremos entonces como se despliegan en pantalla los diferentes calendarios. Seleccionamos aquel que nos interesa y avanzamos al siguiente paso.

Ahora sólo resta ingresar los usuarios con quienes vamos a compartir nuestra información. Estos pueden ser contactos ya existentes o no. Será necesario también que asignes es el tipo de acceso que tendrá esta persona a la información. Esto significa si podrá editarla, visualizarla, etc.

El proceso finaliza cuando presionamos sobre la opción “Compartir”. No existen más pasos o acciones que debemos realizar, cada destinatario recibirá un correo informando sobre la información compartida.

Toma en cuenta para compartir calendarios:

A la hora de utilizar la opción para compartir calendarios en Outlook.com es necesario ser precavidos. Esto significa contemplar a quienes estamos compartiendo un calendario y además que tipo de información está contenida en el.

Si no confiamos en la persona a quien estamos brindando acceso, lo recomendable es utilizar siempre la opción para sólo visualizar denominada “Ver horas de disponibilidad”.

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