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Compartir archivos en OneDrive

Tarde o temprano, los usuarios de Outlook.com, deben compartir archivos en OneDrive con diferentes fines.

Compartir archivos en OneDrivePor lo tanto, aprender a realizar esta acción no será de utilidad ahora o en el futuro y nos evitará perder la oportunidad de llevar a cabo esta acción si así lo requerimos.

Veremos que, una vez que aprendamos a compartir documentos, encontraremos una gran cantidad de usos para esta herramienta. Podemos decir incluso que es una de las principales virtudes de OneDrive más allá de almacenar archivos.

Como compartir archivos en OneDrive

OneDrive puede ser accedido a través del lanzador de aplicaciones que se encuentra en la sección superior izquierda de Outlook.com. Una vez que estemos dentro estaremos en condiciones de comenzar con este tutorial para compartir archivos.

Nos dirigiremos entonces hasta aquel documento que nos interese. Pulsaremos con el botón secundario del mouse sobre el mismo, este es el derecho en la mayoría de los casos. En el menú contextual que aparecerá en pantalla seleccionaremos “Compartir”.

 

En esta opción se nos indica que tendremos la posibilidad de conceder el permiso los usuarios para ver o editar los elementos que hayamos seleccionado.

Ya en el proceso para compartir se nos indicará si queremos obtener un vínculo que podamos enviar a un número ilimitado de personas o ingresar la dirección de correo electrónico de las mismas. Para nuestro caso seleccionaremos esta última opción.

Allí nos encargaremos de ingresar todos aquellos correos que serán receptores de los permisos para ver y editar el documento, no importa si son usuarios de otros servicios como Yahoo Mail, Gmail, etcétera. Podemos incluir, si lo deseamos, un mensaje personal en la invitación.

Compartir archivos en OneDrive pasos

Para finalizar pulsamos “Compartir” y a continuación se procederá al envío de las invitaciones.

Ahora ya sólo resta que los destinatarios visualicen el correo y accedan al enlace que se encuentra en el mismo. No importa si estos no cuentan con un usuario de Outlook.com, el sistema les permitirá acceder de todas formas.

Consideraciones de seguridad al compartir archivos en OneDrive

Obviamente existen algunas consideraciones de seguridad que debemos tener al compartir archivos en OneDrive.

Todas las personas que reciban un permiso de acceso que les permita editar el contenido de los documentos tendrán la posibilidad de eliminar información allí guardada.

Si se trata de personas de confianza tal vez prefiramos mantener la posibilidad de que realicen cambios en el o los documentos. De otra forma tendremos que dirigirnos a los archivos en cuestión pulsar con el botón secundario del mouse para seleccionar la opción “Detalles”. Se desplegará en la barra lateral derecha los datos sobre quienes tienen control sobre el documento actual y allí podremos también realizar los cambios necesarios en los permisos.

Finalizaremos así el proceso para compartir archivos en OneDrive y también los pasos para realizar cambios en los privilegios que hayamos asignado previamente en otros documentos.

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Cómo compartir un archivo de OneNote Online

A continuación vamos a conocer cómo compartir un archivo de OneNote Online.

Cómo compartir un archivo de OneNote OnlineSon aquellos documentos generados a través de la versión gratuita de esta aplicación y a la cual podemos acceder con tan sólo tener una cuenta de Outlook.com.

Todo esto tiene por objetivo que debemos participación a otras personas para que puedan acceder a nuestros archivos de forma remota. Ellos podrán entonces visualizar o editar de forma simultánea a la nuestra.

Pasos para compartir un documento de OneNote

Los pasos para compartir un documento de OneNote son muy simples de llevar a cabo comenzaremos por acceder al mismo de la forma en que lo hacemos habitualmente.

  1. Ya en el documento en cuestión, notaremos la presencia del comando Compartir. El mismo se ubica en el menú superior del entorno de la aplicación.
  2. Pulsamos Compartir para seguir adelante con este tutorial.
  3. Ahora llega el momento de indicar a qué personas deseamos brindar acceso. Completaremos el campo Para con los correos electrónicos correspondientes a los destinatarios de dicho acceso.
  4. Es posible que muchos de los destinatarios no forman parte de nuestros contactos, asimismo es posible insertar su dirección y brindar el acceso correspondiente.
  5. También podemos acompañar este procedimiento de una nota rápida. La misma irá acompañando el correo electrónico que se enviará para dar aviso del nuevo acceso autorizado al documento actual.
  6. También podemos establecer el tipo de acceso que tendrán los usuarios (editar o visualizar). De forma automática el sistema indica “Los destinatarios pueden editar”, pulsaremos allí para cambiar dicha opción si lo creemos necesario.
  7. Finalmente seleccionaremos Compartir para finalizar el procedimiento y brindar el acceso. En caso de considerar que no es prudente realizar tal acción pulsaremos Cerrar.

Para brindar acceso este documento por parte del público en general podemos pulsar “Obtener un vínculo” en la barra lateral izquierda del formulario. Este enlace deberá ser proporcionado de forma manual a todas aquellas personas a las cuales deseemos tener alcance.

Como consideración adicional debes saber que el enlace obtenido con esta última opción puede ser incluso publicado en redes sociales.

Precauciones al compartir un archivo de OneNote Online

El principal recaudó que debemos tener al compartir un archivo de OneNote Online está a la hora de decidir qué personas tendrán acceso al mismo. En definitiva, somos nosotros quienes decidimos con quien compartimos y con quienes no un documento de esta aplicación.

De forma simultánea es necesario determinar el contenido del documento y considerar si este puede llegar a un número limitado de personas o incluso hacerse público.

Finalmente decidiremos el tipo de acceso que tendrán estas personas. Escogeremos entonces entre una simple visualización o la posibilidad de que puedan modificar el contenido del documento actual.

Al compartir un determinado documento el acceso será para toda la extensión del mismo. No obstante, si deseamos brindar autorización para el resto de los documentos deberemos hacerlo de forma particular en cada uno.

Si has seguido esta guía aquí indicada seguramente haya podido aprender como compartir un archivo en OneNote Online. En caso de tener inconvenientes deja tus consultas en los comentarios en la parte inferior.

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Apartado compartidos en SkyDrive

Posiblemente te hayas encontrado con el apartado compartidos en SkyDrive. Esta sección o pestaña se encuentra en el menú lateral izquierdo de esta plataforma y su nombre es “Compartidos“. Todos los usuarios de SkyDrive pueden acceder en el y, si aún no lo has hecho, te recomendamos hacerlo ahora.

Para que sirve el apartado compartidos en SkyDrive

El apartado compartidos en SkyDrive nos muestra todos aquellos archivos que han sido compartidos en esta plataforma. Funciona indicándonos los archivos y documentos que compartimos a otras personas y que, también, otras personas han compartido con nosotros.

Representa una función muy útil para saber a qué archivos o carpetas estamos brindando acceso desde nuestra cuenta. Por lo tanto se vuelve una herramienta que ayuda a mantener la privacidad.

Contenido del apartado compartidos en SkyDrive

Apartado compartidos en SkyDrive

Como dijimos, el apartado compartidos, nos permite visualizar el estado de esta propiedad en aquellos archivos que ya no son de uso privado.

Si alguna vez compartiste un archivo con un usuario o alguien lo hizo contigo debe poder visualizarse aquí. En caso de no hacerlo es posible que se haya retirado el uso compartido del mismo.

Encontraremos entonces dos secciones dentro de esta misma pestaña. En la parte superior todos aquellos archivos a lo que estamos brindando acceso. Mientras que la inferior están aquellos que otras personas han puesto a nuestra disposición. Esta última sección puede ser utilizada cuando hemos perdido el correo electrónico que recibimos cada vez que alguien comparte un documento con nosotros.

Otra característica que encontraremos en el apartado compartidos en SkyDrive es que cada documento posee la fecha en la que obtuvimos o brindamos acceso al mismo.

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Cómo compartir archivos con SkyDrive

En este tutorial te dejamos el Truco Outlook para lograr compartir archivos con SkyDrive debes seguir unos pasos muy simples los cuales veremos aquí. En primer lugar debes saber que al compartir un archivo en SkyDrive estás brindando acceso a otra persona a su contenido y puedes, sí lo deseas, permitir que realice cambios en el sistema.

Pasos para compartir archivos con SkyDrive

Como siempre para comenzar debes iniciar sesión en Outlook.com. Luego dirígete al menú superior desplegando la barra principal y selecciona SkyDrive en ella. Cuando ingreses a SkyDrive podrás observar todos los archivos y carpetas que hay en el.

compartir archivos con SkyDrive

Encuentra el documento o carpeta que deseas compartir y haz clic derecho sobre el. En el menú contextual selecciona “Compartir”. La ventana que se despliega ante ti permite ingresar todos los destinatarios de la invitación al archivo compartido. Sí lo deseas incluye un mensaje. y finalmente presiona “Compartir”.

La primera vez que compartas contenido de tu nube, Microsoft requiere que ingreses un código de verificación (mejor conocido como captcha) a fin de comprobar que no se trata de spam.

Finalmente el destinatario recibirá un correo con el enlace para acceder al contenido.

Consejos para compartir archivos con SkyDrive

Todo el contenido de tu espacio en la nube puede ser compartido con cualquier contacto que también posea con una cuenta de correo Microsoft. Tu decides a quien entregar acceso al mismo.

Sí es posible, quita la marca en la opción “Los destinatarios pueden editar” en los casos que no sea necesario que el usuario realice modificaciones en el documento. Al mismo tiempo, comparte archivos solo con personas de confianza y para objetivos claros.

Para terminar, al igual que compartes un archivo individual, puedes compartir toda una carpeta, en estos casos los usuarios tendrán acceso a todo su contenido.

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