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Cómo trabajar sin conexión en Outlook.com

En esta guía vamos a estudiar una característica muy particular y que nos permitirá aprender como trabajar sin conexión en Outlook.com.

Se trata de una de las opciones más interesantes que posee este servicio de mensajería electrónica provisto por Microsoft.

En caso de que desconozcas la posibilidad de leer correos electrónicos sin estar conectado a Internet te comentamos que es una de las formas más simples si tienes problemas en tu conexión.

Dicha opción de configuración ha sido implementada en la versión más reciente de Outlook.com, tiene aún posean el entorno anterior de este servicio no podrán realizar los cambios ni acceder a las ventajas que aquí veremos.

Configurar la opción para trabajar sin conexión en Outlook.com

Para configurar la opción para trabajar sin conexión en Outlook.com debemos acceder a nuestra cuenta de correo electrónico como lo hacemos habitualmente. Debemos tener en cuenta que es necesario estar conectado a Internet para completar la configuración que aquí vamos a realizar.

Una vez dentro, y ya listos para activar esta opción desplegamos el menú con forma de rueda dentada ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

Entre los ítems que se despliegan está “Configuración sin conexión”, la seleccionamos para seguir adelante.

Posteriormente podremos ver la aparición en pantalla una ventana flotante, en esta debemos pulsar sobre el recuadro que indica “Activar el acceso sin conexión”.

A continuación veremos el despliegue de una nueva ventana adicional. En ella debemos aceptar que somos los únicos usuarios de este ordenador por medidas de seguridad.

Consideraciones al trabajar sin conexión en Outlook.com

Cuando nos dedicamos a trabajar sin conexión con Outlook.com el sistema descargará todos los correos electrónicos desde los servidores de Microsoft a nuestro ordenador. De esta forma, las medidas de seguridad aplicadas hasta el momento no serán las mismas. Por ejemplo, podremos acceder a los correos sin la necesidad de proporcionar un usuario y una contraseña.

Es por ello que la principal consideración a tener en cuenta a la hora de utilizar esta configuración está dirigida a la seguridad de los datos almacenados en nuestros correos.

Otra característica a tener en cuenta está relacionada al espacio de almacenamiento:

Cuando intentemos activar esta opción los mensajes serán descargados a nuestro ordenador. En general esto no es un inconveniente aunque, en caso de tener grandes cantidades de información y documentos adjuntos, podría verse afectado el espacio en nuestro disco.

Así hemos visto como trabajar sin conexión en Outlook.com, una opción muy interesante y que puede resultar en una solución para muchas personas.

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MailTrack llegaría a Outlook.com

Seguramente muchas veces habrás querido conocer si tus correos ya fueron leídos, MailTrack llegaría a Outlook.com para brindarte una solución en la materia.

Los primeros rumores comenzaron hace ya algunos meses, pero se han intensificado en las últimas semanas. En caso de ser verdad, muy pronto podríamos contar con una versión de MailTrack para ser utilizada en Outlook.com.

Si no conoces MailTrack a continuación te comentaremos cuales la función que cumple y como está siendo utilizado en Gmail desde hace ya varios años.

MailTrack en Gmail

En la actualidad, MailTrack, permite hacer el seguimiento de los correos electrónicos enviados a través de Gmail. Allí funciona muy bien y ya ha llegado a 500.000 los usuarios que apuestan por sus servicios.

En esta misma plataforma (Gmail) es totalmente gratuito, no posee límite para el número de cuentas de correo en las cuales puede ser utilizado y asegura total privacidad y seguridad para sus usuarios. Se trata de una aplicación que viene creciendo desde hace ya varios años.

MailTrack en Outlook.com

En caso de ser cierto, MailTrack en Outlook.com cumplirá una función similar a la realizada en Gmail. No obstante, sin confirmaciones oficiales, no podemos saber mantendrá todas las mismas características, esta se ampliarán, o se verán reducidas.

El sistema nos brinda el llamado seguimiento de correos con double-checks. Algo similar a lo que sucede con WhatsApp y otros tantos servicios de mensajería.

Las notificaciones son recibidos en tiempo real y directamente en el escritorio de nuestro ordenador. Esta configuración puede cambiarse si no deseamos llevar un control tan elevado de la lectura de nuestros mensajes.

En caso de que nuestro mensaje de correo tenga múltiples destinatarios es posible conocer cuales de estos han abierto el mensaje y cuales no. Para un detalle tan preciso es necesario que todos posean instalado MailTrack en sus ordenadores.

De esta forma queremos ir presentándote MailTrack por si no lo conocías y preparándote para su posible llegada a Outlook.com.

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Bloquear personas en Outlook.com

En la actualidad, y con las modernas opciones de configuración con las que contamos es posible bloquear personas en Outlook.com.

Sí bien es cierto que esta característica existe desde hace ya varios años, con el tiempo se ha vuelto más eficiente y fácil de utilizar.

En esta ocasión es que vamos a conocer como bloquear personas en Outlook.com, una tarea muy simple. Sin embargo antes queremos comentarles las consecuencias que tendrá tal acción tanto para uno mismo como para la persona bloqueada.

Las consecuencias de bloquear personas en Outlook.com

Una vez que hayamos logrado bloquear a una persona en Outlook.com esta podrá continuar enviándonos mensajes de correos electrónicos. La diferencia está en que jamás podremos leerlos o saber de la existencia de los mismos.

Cuando un correo electrónico llega a los servidores de Outlook.com y tiene como destino nuestra casilla el sistema lo eliminará de forma automática.

Si en el futuro quitamos el bloqueo establecido (algo que podemos realizar en cualquier momento) los correos electrónicos volverán a ingresar en nuestra casilla de la forma habitual.

Muchas personas creen que con la opción para bloquear personas en Outlook.com los mensajes tendrán como destino la carpeta Correo no deseado. Esto no es así, allí se depositan los correos que ingresan a la casilla y se consideran como sospechosos. Mediante la opción de bloquear el correo jamás llegar a ser considerado como tal y se eliminará de forma previa.

Cómo bloquear personas en Outlook.com

El primer paso que nos permitirá bloquear personas en Outlook.com requiere que accedamos a nuestra casilla de correo como lo hacemos habitualmente.

Una vez dentro debemos desplegar el menú ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla con forma de rueda dentada. Entre los ítems que aparecen a continuación pulsaremos «Opciones».

En la siguiente pantalla, más precisamente en el grupo de opciones denominado Evitar correo electrónico no deseado seleccionaremos la opción: Remitentes seguros y bloqueados.

Al ingresar allí veremos tres opciones principales, seleccionamos la última que indica: Remitentes bloqueados.

Ahora si ya nos encontramos en la zona donde podremos establecer qué contactos bloquear o a quiénes quitar el bloqueo establecido.

Para bloquear una persona ingresamos su dirección de correo en el cuadro de texto de la izquierda y pulsamos «Agregar a la lista».

Para quitar un bloqueo simplemente seleccionamos la dirección de correo en el listado de Remitentes bloqueados y pulsamos «Eliminar de la lista».

Para regresar a nuestra bandeja de entrada una vez que hayamos terminado todo el procedimiento pulsamos Outlook.com en la esquina superior izquierda de la pantalla.

De esta forma podremos encargarnos de bloquear personas en Outlook.com o quitar dicho bloqueo si así lo deseamos.

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Establecer las respuestas automáticas

En esta ocasión vamos a conocer más sobre como podemos establecer las respuestas automáticas para Outlook.com.

No obstante, antes de dirigirnos de lleno al paso a paso, vamos a conocer primero de que se tratan y cual es su principal utilidad.

Las respuestas automáticas representan uno de los primeros sistemas creados en los servicios de correos electrónicos online que automatizan el funcionamiento de nuestra casilla.

Cuando surgió fue toda una novedad y comenzó a ser utilizada por la mayoría de los usuarios que requerían de una herramienta como tal.

En la actualidad son muchos los usuarios y las empresas que tienen como norma establecer el sistema de respuestas automáticas una vez que se ausentan de la oficina.

Es así entonces que días de licencia, vacaciones o cualquier otra actividad que nos mantenga alejados de nuestra bandeja de entrada amerita la creación de una respuesta automática para todos aquellos usuarios que se pongan en contacto con nosotros.

Cómo establecer las respuestas automáticas en Outlook.com

En primer lugar, nos dirigiremos a nuestra cuenta de Outlook.com. Allí una vez nos encontremos en la bandeja de entrada desplegaremos el menú con forma de rueda dentada y, entre sus opciones, señalaremos Opciones.

En este punto podremos observar numerosas opciones referidas a nuestra cuenta, pulsaremos sobre Enviar respuestas automáticas.

Ya sólo resta marcar la opción que indica Enviar una respuesta automática a las personas que te escriba, hecho esto debemos indicar el mensaje que deseamos que reciban como respuesta.

Para esto contamos con un cuadro de texto en el cual podemos introducir el mensaje enriqueciéndolo con el formato que deseemos.

Para terminar pulsaremos Guardar lo cual pondrá en vigencia las respuestas automáticas. En caso de desear modificar en el futuro el mensaje debemos volver a la misma sección y, para desactivar las respuestas de este tipo marcaremos la casilla No enviar respuestas automáticas salvando nuevamente los cambios realizados.

Beneficios de establecer las respuestas automáticas en Outlook.com

Existen numerosos beneficios de establecer las respuestas automáticas en Outlook.com y estas dependerán de cada usuario según sus necesidades.

Es necesario que seamos conscientes de que cada nuevo mensaje obtendrá una respuesta. Excepto aquellos provenientes de direcciones de correo electrónico que hayan escrito en las últimas 96 horas (4 días).

Tal como podemos imaginar, el establecer las respuestas automáticas para Outlook.com nos brindará numerosos beneficios a la hora de salir de viaje. No obstante debemos recordar desactivarlas una vez que hayamos regresado a nuestra rutina laboral.

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Establecer reglas para múltiples correos electrónicos

Aprendamos a establecer reglas para múltiples correos electrónicos.

Se trata de una técnica que nos permitirá crear reglas para un cierto número de mensajes y no para cada uno de forma individual.

La principal ventaja de esta técnica es la posibilidad de abarcar diferentes tipos de correos electrónicos o distintos remitentes en una misma creación de reglas.

Cómo establecer reglas para múltiples correos electrónicos en Outlook.com

El primer paso para conocer como establecer reglas para múltiples correos electrónicos en Outlook.com requiere iniciar sesión en nuestra casilla de correo tal como lo hacemos habitualmente.

Una vez dentro nos dirigiremos a la bandeja de entrada o cualquier otra carpeta en donde identificaremos dos o más mensajes.

Esta técnica es igualmente útil si deseamos actuar sobre un sólo mensaje de correo electrónico. No obstante, la intención de esta guía es que aprendamos a hacerlo con más de uno.

En esta guía marcaremos los correos electrónicos en cuestión. Podremos ver entonces como varía el menú ubicado en la barra superior de la pantalla al marcar dos correos electrónicos o más.

Seguidamente nos dirigimos a aquella opción con forma de puntos suspensivos, ubicada de la barra superior. Entre las opciones que se despliegan señalamos «Crear regla».

Este punto la creación de la regla es similar al de cualquier otra, no obstante en las condiciones podremos ver que se han añadido dos o más remitentes.

Una vez que estemos listos y hayamos terminado nuestra configuración pulsaremos «Crear regla» para salvar o «Cancelar» si deseamos descartar los cambios realizados.

Consideraciones a la hora de establecer reglas para múltiples correos electrónicos en Outlook.com

A medida que trabajamos en Outlook.com nos encontramos con diferentes necesidades que podemos solucionar mediante la utilización de las diferentes opciones que encontramos en pantalla. La creación de reglas es una de estas opciones y que al ser incorporada en el sistema logró brindar una solución muy importante para la mayoría de los usuarios.

A partir de la utilización de las mismas se podía comenzar a ordenar los mensajes de forma automática sin la necesidad de hacerlo manualmente y considerando cada caso en particular.

Esto representó un gran avance y su utilización se volvió prácticamente necesario a lo largo del tiempo. Sobre todo, para aquellas personas que reciben una gran cantidad de mensajes de correos diariamente y no desean invertir una gran cantidad de tiempo en su ordenamiento.

No obstante, a la hora de realizar este tipo de reglas debemos considerar las condiciones establecidas para evitar mover, eliminar, reenviar o realizar cualquier otro tipo de acción con correos equivocados. De igual manera considerar la acción que se llevará a cabo de forma meditada ya que estos se llevan a cabo sin dejar un historial que podamos revisar.

De esta forma evitaremos equivocaciones y la pérdida o filtración de información sensible. Básicamente este mismo recaudo se aplica si realizamos la creación de reglas de forma simultánea para varios mensajes o de forma individual para cada uno.

Terminamos entonces de conocer cómo podemos establecer reglas para múltiples correos electrónicos y obtener una ayuda en nuestra administración de mensajes de forma automatizada.

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